AI-Chatbot & Voicebot für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
Fristen, Unterlagen und Mandantenanfragen — ofonia nimmt Anrufe und Chats entgegen, qualifiziert sie und vereinbart Termine. DSGVO-konform und mit Berufsgeheimnisschutz nach §203.
- Guten Tag, ich wollte fragen, ob meine Einkommensteuererklärung schon fertig ist.
- ofonia KIGuten Tag, Herr Bergmann. Ihre Erklärung für 2025 ist in Bearbeitung, es fehlen noch Ihre Spendenbescheinigungen. Möchten Sie die nachreichen?
- Ja, die habe ich da. Und ich hätte gern noch einen Termin zur Besprechung.
- ofonia KISehr gern. Frau Richter hätte am Donnerstag um 14:00 Uhr Zeit. Soll ich den Termin für Sie eintragen?
Stand der Einkommensteuererklärung 2025
- DSGVO-konform
- KI in der EU
- 100 % in DE gehostet
- §203-Berufsgruppenschutz
Ihre Herausforderung im Kanzlei-Alltag
Während der Fristensaison klingelt das Telefon ununterbrochen: Mandanten fragen nach dem Stand ihrer Steuererklärung, wollen Belege nachreichen oder einen Termin zur Jahresabschlussbesprechung. Gleichzeitig fehlen Fachkräfte am Empfang, und Ihr Team wird bei der eigentlichen Mandatsarbeit ständig unterbrochen. Verpasste Anrufe bleiben als Notizzettel und Voicemails liegen, Rückrufe verzögern sich, und enttäuschte Mandanten wechseln zur nächsten Kanzlei auf ihrer Liste.
- bis zu 40 %der Mandanten-Anrufe gehen in der Bilanz- und Fristensaison verloren oder bleiben unbeantwortet
- ca. 3 Std./Tagverbringen Berater und Mitarbeiter im Schnitt am Telefon statt mit Mandatsarbeit
- über 10.000unbesetzte Stellen in deutschen Steuerkanzleien verschärfen den Druck am Empfang
Branchenanalysen & Verbandsberichte 2025/26 (u. a. DStV-Pilotprojekt, ifo-Konjunkturumfrage)
Die All-in-One-Lösung für Ihre Mandantenkommunikation
ofonia.ai nimmt Anrufe, Chats und E-Mails Ihrer Mandanten rund um die Uhr entgegen, klärt Standardanliegen selbstständig, bucht Termine direkt in Ihren Kalender und leitet nur das Wesentliche an Ihr Team weiter. DSGVO-konform, zu 100 % in Deutschland gehostet und mit dediziertem Berufsgeheimnisschutz nach § 203 StGB.
Anrufe rund um die Uhr annehmen
Kein Anruf geht mehr verloren, auch nicht in der Fristensaison, beim Mittagessen oder nach Feierabend. Der KI-Assistent nimmt jedes Gespräch entgegen, beantwortet Standardfragen und qualifiziert das Anliegen.
- Erreichbarkeit 24/7, auch in Stoßzeiten und während Mandantenterminen
- Natürliche Gespräche zum Stand der Steuererklärung, Fristen und Belegen
- Entlastet Empfang und Team von ständigen Telefonunterbrechungen
„Guten Tag, Sie sprechen mit dem Assistenten. Wie kann ich helfen?“
Termine direkt im Kalender buchen
Mandanten vereinbaren Besprechungstermine zur Jahresabschluss- oder Steuererklärungsdurchsprache selbst, der Assistent prüft Verfügbarkeiten und trägt sie verbindlich ein.
- Anbindung an Google Kalender, Cal.com und Outlook
- Automatische Verfügbarkeitsprüfung pro Berater oder Sachbearbeiter
- Bestätigung und Erinnerung ohne manuellen Aufwand
Neu:Andreas Bergmann · Stand der Einkommensteuererklärung 2025
Alles in einem Postfach
Ob Anruf, Chat auf der Kanzlei-Website oder E-Mail: jede Mandantenanfrage landet strukturiert und mit Transkript in einem gemeinsamen Postfach.
- Voice, Chat und E-Mail gebündelt an einem Ort
- Transkripte, Zusammenfassungen und Rückrufnotizen automatisch erfasst
- Klare Zuordnung zum Mandat und nahtlose Übergabe ans Team
- Andreas BergmannStand der Einkommensteuererklärung 2025
- Sabine VollmerTermin zur Jahresabschlussbesprechung
- Thomas KrögerBelege für die Umsatzsteuervoranmeldung
- Julia HahnNeue Anschrift ab 1. November
- Markus BrandtSchreiben vom Finanzamt, Frist läuft morgen abHandlung nötig
Komplexe Abläufe automatisiert
Mit visuellen KI-Workflows bilden Sie kanzleitypische Abläufe ab, von der Mandantenqualifizierung bis zur Anbindung an Ihre Kanzleisoftware.
- Visuelle Workflows ohne Programmierung einrichten
- Anbindung an DATEV-Umfeld und Kanzleimanagement-Systeme
- Eskalation an die zuständige Fachkraft bei komplexen Steuerfragen
- Stand der Steuererklärung oder des Jahresabschlusses abfragen
- Termin zur Mandantenbesprechung buchen oder verschieben
- Fristen für Voranmeldungen und Abgaben erfragen
Typische Anliegen aus dem Alltag.
- Stand der Steuererklärung oder des Jahresabschlusses abfragen
- Termin zur Mandantenbesprechung buchen oder verschieben
- Fristen für Voranmeldungen und Abgaben erfragen
- Fehlende Belege und Unterlagen anfordern und ankündigen lassen
- Adress- und Stammdatenänderungen von Mandanten aufnehmen
- Neue Mandatsanfragen qualifizieren und an einen Berater weiterleiten
Berufsgeheimnisschutz ist bei Ihnen keine Option, sondern Pflicht.
Für Berufsgeheimnisträger betreiben wir eine dedizierte, isolierte Instanz in Deutschland: eigene Datenbank, eigener Speicher, getrennt von allen anderen Kunden. Die Verpflichtung Ihrer Dienstleister nach § 203 Abs. 3 StGB ist Teil des Vertrags, der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt bei.
Demo mit §203-InstanzDatenschutz im DetailHäufige Fragen
Ja. ofonia.ai wird zu 100 % in Deutschland gehostet und ist vollständig DSGVO-konform. Für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bieten wir einen dedizierten Berufsgeheimnisschutz nach § 203 StGB, inklusive einer entsprechenden Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung, sodass die Verschwiegenheitspflicht gegenüber Ihren Mandanten gewahrt bleibt.
Vertraut von Unternehmen in ganz Deutschland
4 Wochen kostenlos testen, inklusive Onboarding.
Wir richten Ihren KI-Assistenten gemeinsam ein. Unverbindlich, kein Risiko, jederzeit kündbar.