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Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Stand: Januar 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

ofonia.ai ist ein Geschäftsbereich der say IT easy GmbH Donaustr. 31 90451 Nürnberg Deutschland

E-Mail: datenschutz@ofonia.ai Telefon: +49 911 4775 2683

2. Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen:

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der DSGVO auf folgenden Rechtsgrundlagen:

4. Datenverarbeitung bei Nutzung unserer Plattform

4.1 Registrierung und Account

Bei der Registrierung erheben wir: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt), Unternehmensdaten. Diese Daten sind für die Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.2 Voicebot-Nutzung

Bei Telefonanrufen über unsere Voicebots werden folgende Daten verarbeitet:

Audioaufzeichnungen: Vor jeder Aufzeichnung wird der Anrufer über die Aufzeichnung informiert und um Einwilligung gebeten. Ohne Einwilligung erfolgt keine Aufzeichnung. Aufzeichnungen werden nach 28 Tagen automatisch gelöscht.

Automatische Gesprächsauswertung: Zur Qualitätssicherung kann die Mitschrift eines beendeten Gesprächs automatisch ausgewertet werden. Dabei entstehen eine Einschätzung zu Thema und Verlauf sowie Hinweise zur Verbesserung des Assistenten. Die Auswertung erfolgt durch dieselben KI-Dienste, die oben genannt sind, und wird zusammen mit dem Gesprächsdatensatz gespeichert. Sie dient ausschließlich der Verbesserung des Dienstes und führt zu keiner automatisierten Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

4.3 Chatbot-Nutzung

Bei Nutzung unserer Chatbots werden die Chatverläufe gespeichert, um den Service zu verbessern und dem Nutzer eine Gesprächshistorie bereitzustellen.

4.4 KI-Verarbeitung

Zur Bereitstellung der KI-Funktionen nutzen wir folgende Dienste:

Die übermittelten Daten werden gemäß den Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Anbieter verarbeitet. Eine vollständige Aufstellung aller Unterauftragsverarbeiter mit Zweck und Verarbeitungsort finden Sie weiter unten sowie unter Unterauftragsverarbeiter.

5. Cookies und Tracking

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Session-Verwaltung. Diese sind für den Betrieb der Plattform erforderlich.

Für Fehlerüberwachung setzen wir Sentry ein, welches technische Fehlerdaten (keine personenbezogenen Daten) erfasst.

6. Zahlungsabwicklung

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe. Bei Zahlungen werden Ihre Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt. Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten auf unseren Servern.

Stripe verarbeitet Daten auch in den USA. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Stripe.

7. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Unsere Auftragsverarbeiter:

Für Mandanten mit Berufsgeheimnis (§203 StGB) betreiben wir ein vollständig getrenntes, in Deutschland self-gehostetes Tier; dort kommen Supabase Inc., Vercel, Resend und Sentry nicht zum Einsatz. Die stets aktuelle, vollständige Liste mit Standorten finden Sie in unserer Subprocessor-Liste.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist:

9. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@ofonia.ai

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein:

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.